Koulisse accorde une importance capitale à vos données et fait en sorte que vous en restiez maître. Cette politique décrit la collecte, le traitement et le stockage des données. On y distingue les Données Personnelles (informations sur le client et ses utilisateurs) des Données Client (informations saisies au sein d'un espace client).
1. Collecte des Données Personnelles
Pour identifier les utilisateurs, Koulisse collecte : e-mail, prénom, nom et, le cas échéant, numéro de téléphone. Des données de navigation (pages visitées, fonctionnalités utilisées) peuvent être collectées pour améliorer le service. Ces données servent à l'identification et à l'assistance ; elles ne sont ni louées ni revendues.
2. Données Client
Par nature, l'utilisateur saisit ou importe dans son espace des Données Client relatives à son activité (contacts, salles, contrats, montants…). Il peut les importer depuis des services externes (Google, stockage cloud) et les exporter à tout moment. L'utilisateur reste propriétaire de ses Données Client et peut les modifier ou les supprimer.
3. Stockage et accès
Les serveurs et bases de données sont situés au sein de l'Union européenne, avec des sauvegardes régulières. Les Données Client ne sont visibles que des utilisateurs connectés disposant des permissions adéquates, définies par l'administrateur de l'espace. En cas de suppression, les données peuvent subsister dans nos sauvegardes jusqu'à 30 jours, sauf demande écrite de suppression.
4. Sous-traitants
Pour fonctionner, Koulisse s'appuie sur des prestataires techniques agissant comme sous-traitants au sens du RGPD : hébergement (Vercel, Supabase, en Union européenne), stockage de fichiers (Cloudflare R2), envoi d'e-mails (Resend), paiement (Stripe), analyse intelligente de certains contenus, dont vos mails quand votre boîte est branchée (Anthropic, États-Unis) et, sur autorisation, synchronisation de messagerie (Google/Microsoft) et réception des conversations WhatsApp Business (Meta). Chacun n'accède qu'aux données strictement nécessaires à sa prestation.
5. Données Google et Microsoft
Quand vous branchez votre boîte mail et votre agenda Google (Gmail, Google Agenda) ou Microsoft (Outlook, Microsoft 365), Koulisse reçoit, avec votre accord donné sur l'écran de Google ou de Microsoft, un accès limité à ce qui suit, et l'utilise uniquement pour vous rendre le service :
- Vos mails (lecture, classement, envoi) : Koulisse copie vos échanges dans votre espace pour les ranger en face de la bonne date et du bon contact, en tirer les informations utiles (salle, horaires, montants, pièces jointes) et envoyer depuis votre propre adresse les mails que vous écrivez ou validez dans Koulisse.
- Votre agenda : Koulisse lit vos événements pour éviter les doubles réservations et écrit vos dates dans un agenda qu'il crée pour vous. Chez Google, il n'a le droit d'écrire que dans cet agenda-là.
- Votre adresse e-mail, pour savoir quelle boîte est branchée.
Ces données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées pour de la publicité, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, ni transmises à des tiers, sauf aux sous-traitants nécessaires au service (section 4) : l'hébergement, et Anthropic, qui analyse le contenu des mails pour remplir vos dates et vos contacts et qui ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles. Personne chez Koulisse ne lit vos mails, sauf à votre demande pour résoudre un problème, pour la sécurité du service ou si la loi l'impose. Les jetons d'accès sont chiffrés en base.
Vous pouvez retirer cet accès à tout moment : depuis Koulisse (Réglages, Mails, « Débrancher »), ce qui supprime immédiatement les jetons d'accès, ou depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions) ou Microsoft. Les mails déjà copiés restent dans votre espace, sauf si vous choisissez de les retirer en débranchant ; pour les effacer définitivement, écrivez à contact@koulisse.com.
L'utilisation et le transfert par Koulisse des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Koulisse's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
6. Sécurité et confidentialité
Koulisse met en œuvre les moyens appropriés pour protéger la collecte, le stockage et le traitement des données (mots de passe chiffrés, cloisonnement par espace client, accès restreint). Koulisse s'interdit d'utiliser, reproduire ou distribuer les Données Client sans autorisation écrite du client.
7. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de suppression, de portabilité et d'opposition sur vos données. Vous pouvez les exercer à contact@koulisse.com. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
8. Cookies
Koulisse utilise uniquement les cookies nécessaires à l'authentification et au bon fonctionnement du service (session, préférences d'affichage). Aucun cookie publicitaire tiers n'est déposé.
Mesure de la publicité sur les pages publiques d'un spectacle. Quand vous arrivez sur la page d'une date depuis une publicité Facebook ou Instagram, l'organisateur du spectacle vous demande votre accord. Si vous acceptez, Koulisse envoie à Meta, pour le compte de l'organisateur, l'ouverture de la page et le clic sur « Réserver », avec votre adresse IP, votre navigateur et l'identifiant du clic sur la publicité. Rien ne part si vous refusez ou ne répondez pas. Aucun cookie de Meta n'est déposé : seul votre choix est gardé, 6 mois, dans un cookie de Koulisse. L'organisateur et Meta Platforms Ireland en sont responsables conjoints ; Koulisse agit comme sous-traitant de l'organisateur. Le petit bouton en bas à gauche de la page permet de changer d'avis à tout moment.
9. Responsabilité du client
En construisant ses annuaires et listes de diffusion, le client peut traiter des données personnelles de tiers. Il en reste responsable au sens de la réglementation applicable.